“Is mijn aanvraag al bekeken?” “Waar kan ik het document vinden?” Als dezelfde vragen blijven terugkomen, kan een klein klantportaal helpen.
Kies één taak voor de klant
Begin bijvoorbeeld met het bekijken van een aanvraagstatus en het downloaden van één document. Schrijf eerst op welke informatie de klant nodig heeft en wat je intern wilt houden.
Gebruik statussen die iets betekenen: ontvangen, informatie nodig, in behandeling en afgerond. Leg bij “informatie nodig” uit wat de klant moet aanleveren. Alleen een kleur of intern nummer is meestal onvoldoende.
Actuele informatie bepaalt de waarde
Spreek af waar de status vandaan komt en wie hem bijwerkt. Een portaal met oude informatie veroorzaakt juist extra vragen.
Test met twee aparte klantaccounts of ieder alleen de eigen gegevens kan zien. Die rechten moeten ook achter het scherm worden gecontroleerd. Probeer de eerste versie met een kleine groep. Tel welke statusvragen nog binnenkomen. Breid pas uit als de bestaande functie echt wordt gebruikt.