Stel: een aanvraag komt per mail binnen. Iemand leest die, neemt de gegevens over in een overzicht en stuurt de mail door naar een collega. Die zoekt vervolgens uit welke informatie nog ontbreekt.
Dat lijkt een geschikte taak om te automatiseren. Maar voordat je iets bouwt, wil je een paar dingen weten. Komen aanvragen altijd op dezelfde manier binnen? Welke gegevens zijn nodig? En wie beslist wat ermee gebeurt?
Soms blijkt een beter formulier al veel werk te schelen. Soms kun je twee systemen rechtstreeks koppelen. AI kan helpen als je bijvoorbeeld informatie uit vrije tekst moet halen, maar dan moet je ook bedenken hoe je fouten opvangt.
Ik zou beginnen met één veelvoorkomende aanvraag. Schrijf de stappen op, kijk waar het meeste werk zit en test een verbetering. Neem ook de uitzonderingen mee. Pas daarna kun je beoordelen of je er werkelijk tijd mee bespaart.
Dat is voor mij Oog op AI: volgen wat er mogelijk is en steeds teruggaan naar de vraag wat je eraan hebt.