Iemand vult je websiteformulier in. Jij krijgt een mail en neemt naam, bedrijf en vraag over in je klantensysteem. Die tweede invoer is een logisch beginpunt voor een kleine koppeling.
Houd de eerste versie klein
Zet alleen de noodzakelijke velden door: naam, contactgegevens, vraag en ontvangstdatum. Maak duidelijk onderscheid tussen een aanvraag en een bestaande klant. Een formulierinzending hoeft niet meteen een nieuw klantrecord te worden.
Geef iedere aanvraag een uniek nummer. Daarmee kun je controleren of dezelfde inzending al verwerkt is. Spreek af wat er gebeurt wanneer iemand hetzelfde formulier twee keer verstuurt.
Een mail is niet de hele controle
Leg vast of het tweede systeem de aanvraag heeft opgeslagen. Als de koppeling faalt, moet iemand een melding krijgen en de aanvraag opnieuw kunnen verwerken.
Test ook ontbrekende velden en tijdelijke uitval. Begin met één formulier en één bestemming. Dat is overzichtelijker dan tegelijk je hele verkoopproces veranderen. Controleer vooraf of beide systemen de benodigde toegang ondersteunen.