Na een overleg staat er veel tekst, maar blijft onduidelijk wie wat doet. AI kan helpen om je notities om te zetten in een korte actielijst.
Gebruik een vast formaat
Vraag om vier kolommen: actie, eigenaar, deadline en open vraag. Voeg toe: “Neem alleen afspraken op die in de notities staan. Schrijf ‘niet afgesproken’ als een eigenaar of datum ontbreekt.”
Controleer daarna of de acties concreet zijn. “Website bespreken” is vaag. “Nick stuurt vrijdag een concept van de homepage” is controleerbaar, mits dat echt afgesproken is.
Controleer vóór je deelt
Leg de lijst naast de notities. Zijn besluiten en ideeën goed uit elkaar gehouden? Een mogelijkheid die iemand noemt, is nog geen opdracht. Laat ontbrekende afspraken aanvullen door de betrokkenen.
Begin met zelfgeschreven notities en niet-vertrouwelijke voorbeelden. Een opname of transcript vraagt aparte afspraken over toegang en gebruik. De winst zit in een lijst waar mensen mee verder kunnen, niet in een lange samenvatting die niemand leest.