Een klant stuurt een lange mail. De wensen staan verspreid tussen vragen en losse opmerkingen. Voordat je een offerte maakt, moet je eerst uitzoeken wat er eigenlijk gevraagd wordt.
Maak de vraag overzichtelijk
Laat AI drie lijstjes maken: wat de klant wil, welke informatie ontbreekt en welke afspraken al genoemd zijn. Gebruik bijvoorbeeld deze opdracht:
“Haal de wensen uit deze aanvraag. Noem ontbrekende informatie apart. Voeg geen prijzen, levertijden of toezeggingen toe.”
Leg de uitkomst naast de oorspronkelijke mail. Kloppen aantallen, namen en voorwaarden? Pas daarna maak je een offerte met je eigen tarieven en afspraken.
Begin met een concept
Laat de offerte eerst klaarzetten voor controle. Automatisch versturen is een volgende stap, met andere risico’s. Eén verkeerd bedrag of een vergeten voorwaarde kan veel herstelwerk opleveren.
Probeer dit met vijf oude, geanonimiseerde aanvragen. Meet hoeveel tijd het ordenen kost en welke fouten je moet corrigeren. Zo zie je of de aanpak voor jouw werk helpt.