Een algemene inbox bevat van alles: prijsaanvragen, klachten, afspraken en vragen over bestaande orders. Steeds iemand laten uitzoeken wie ermee verder moet, kost tijd.
Kies een paar herkenbare groepen
Begin met drie of vier categorieën, zoals verkoop, service en administratie. Schrijf per groep één duidelijke omschrijving. Voeg altijd “onduidelijk” toe.
AI kan een voorstel doen op basis van de tekst. Je kunt bijvoorbeeld laten teruggeven: categorie, korte reden en ontbrekende informatie. Gebruik het voorstel eerst alleen als label. Laat een medewerker controleren of de verdeling klopt.
Geef twijfel een plek
Een klant kan in één mail zowel een factuur betwisten als een nieuwe bestelling plaatsen. Forceer dan geen enkele categorie. Laat zulke berichten naar een gezamenlijke controlelijst gaan.
Test met gewone vragen én uitzonderingen. Tel hoeveel berichten bij de verkeerde persoon belanden. Minder handmatig sorteren is pas winst als belangrijke vragen niet blijven liggen. Gebruik vaste regels voor berichten die al een duidelijk onderwerp of formulierkeuze hebben.