Facturen overtypen is herhaalwerk. Documentherkenning kan gegevens zoals een factuurnummer en bedragen uit een bestand halen. Microsoft beschrijft hiervoor bijvoorbeeld een factuurmodel in Power Automate.
Maak eerst een controlevoorstel
Een praktische eerste stap: een factuur komt binnen, de gegevens worden klaargezet en een medewerker vergelijkt ze met het origineel. Pas daarna gaan ze naar de administratie.
Controleer in jouw proef vooral leverancier, factuurnummer, datum, bedragen en rekeningnummer. Een leesfout in een omschrijving is iets anders dan een verkeerd betalingsgegeven. Laat ontbrekende waarden leeg; laat het systeem geen informatie bedenken.
Test verschillende facturen
Gebruik digitale pdf’s, scans en creditnota’s van meerdere leveranciers. Kijk welke documenten handmatige aandacht nodig hebben. Spreek ook af hoe je dubbele facturen herkent.
Dit is een voorstel voor de werkwijze, geen garantie dat ieder document goed wordt gelezen. Software, inrichting en verbruik kunnen kosten meebrengen. Vergelijk de totale controle- en verwerkingstijd met je huidige aanpak.
Bronnen en verder lezen
Praktische uitleg op basis van de genoemde bron. Voorbeelden en voorgestelde werkwijzen zijn van Oog op AI; geen eigen producttest.